До начала выставки тщательно продумывается концепция, тематика, количество участников, составляются прогнозы посе­щения и успеха выставки. Перед организаторами стоит задача привлечь как можно больше желающих к участию, особенно иностранные галереи, наличие которых на выставке подогре­вает интерес к посещению экспозиции. Для информирования используются объявления на официальном сайте с подробным описанием условий, места проведения выставки и ожидаемого количества посетителей. Используются порталы, как российс­кие, так и зарубежные, где собрана общая информация о галере­ях и художниках; по электронной почте рассылаются шаблон­ные информационные письма с предложением принять участие в выставке. После того как получено достаточное количество заявок, начинается отбор участников комитетом.

Известно, что посетители при решении о посещении художес­твенной выставки руководствуются следующими факторами:

■     Эксклюзивность экспозиции - наличие на ней чего-то нового, неординарного, разнообразного. Об этом всегда стремятся упомянуть в рекламных роликах, на растяжках, в буклетах и листовках организаторы выставки.

■     Размеры экспозиции - если ее обход может занять не­сколько часов, то перспектива будущей усталости может остановить человека от посещения;

■     Расположение экспозиции - ее отдаленность от центра сразу отражается на количестве посетителей. Например, в связи с печальным событием (пожар в Манеже) девятую международную художественную выставку «Арт-Манеж» проводили в спортивном зале ЦСКА, который использо­вался не по назначению, что значительно сократило коли­чество посетителей. Выставка была названа провальной.